Exposants : Voici cinq conseils pour préparer son stand en salon professionnel

Participer à un salon professionnel BtoB est un coût, et beaucoup d’entreprises, qu’elles aient du budget ou non, réfléchissent à deux fois avant d’investir : visibilité ? prospection pure ? Mais une fois le budget est validé, il faut passer à l’organisation du stand ! Pour les habitués qui font régulièrement des salons, tout roule, mais si c’est la première fois, cela n’a rien d’évident !
Voici cinq conseils pour organiser son stand en salon professionnel (si vous ne l’avez jamais fait avant).

1) Comprendre l’organisation du stand

Première chose essentielle pour s’immerger dans l’organisation : se connecter à la plateforme exposants communiquée par l’agence organisatrice du salon, et regarder les composantes techniques du stand.

• combien y a-t-il de mètres carrés à votre disposition ?
• y a-t-il des prises électriques ? de la lumière ?
• disposez-vous de chaises, de tables, de mange-debout ?
• est-il possible d’installer des équipements annexes comme des réfrigérateurs, des machines à café ou encore un réchaud ?
• et très important : comment se connecter au wifi lors du salon ?

 

Certains équipements sont généralement inclus dans le forfait exposant : quelques chaises, une ou deux prises électriques (mais pas de multi-prises attention) ou encore la lumière. Mais souvent, c’est le strict minimum.

A vous donc de prévoir un budget pour les multi prises et autres équipements nécessaires à la bonne tenue du stand. Vos collaborateurs y passeront des journées entières, alors autant que votre stand exposant soit confortable.

 

A noter qu’à travers la plateforme exposants, il vous sera possible de commander (louer) des meubles, un accès wifi renforcé, ou encore des spots de lumière supplémentaires. Les coûts s’élèvent rapidement, et à quelques jours du salon, des majorations s’appliquent. Vérifiez-donc bien vos besoins et les deadlines imposées par l’agence organisatrice.

2) Préparer l’aménagement du stand

L’habillage du stand et son aménagement dépendent de votre budget et du nombre de mètres carrés. Après avoir vérifié si le stand était équipé, reste à voir comment vous souhaitez l’habiller. N’oubliez pas, le stand accueille des visiteurs mais aussi et surtout vos collaborateurs ! Le confort et l’espace de circulation sont des éléments à ne pas négliger.

• La conception du stand

Première chose à laquelle penser : avez-vous besoin d’un standiste ? Un standiste aide à l’organisation et au design des stands sur salons professionnels. Encore une fois tout dépend de votre budget et de vos idées: souhaitez-vous en mettre plein la vue à vos visiteurs ? ou souhaitez-vous le minimum ? des tables, des mange-debout, des chaises hautes ou encore des murs végétaux, les standistes spécialisés proposent de tout, à tout tarif.
LINA&LOUIS, marque du Groupe LeCADET, recommande Solutions Evénements, qui opère sur tous les sites et parcs d’expositions d’Île de France. Partenaires de longue date, nous les trouvons extrêmement fiables et bienveillants.

• L’habillage du stand

Les standistes collaborent régulièrement avec des agences dédiées à l’habillage des stands, et à l’impression des supports comme les bâches, les bannières et papiers peints. Stand parapluie, totem, ou encore tente publicitaire : les options sont infinies et encore une fois, tout dépend de votre budget et de la fréquence à laquelle vous participez à des salons (l’investissement est-il rentable ?).

Evidemment, le stand publicitaire est un outil de communication à fort impact, puisqu’il peut être visible à l’oeil nu de loin par les visiteurs de passage.
Attention cependant à fournir les fichiers au bon format lors de la commande auprès des imprimeurs, pensez à intégrer des photos HD pour ne pas vous retrouver avec une bâche pixelisée…

• Animations et traiteur sur stand

Selon l’aménagement de votre stand exposant, il est envisageable d’avoir des animations ou de proposer un service traiteur.
L’agence organisatrice du salon propose généralement un traiteur officiel mais l’exposant n’est en aucun cas obligé de passer commande auprès de celui-ci. S’il en choisit un autre, c’est le traiteur sélectionné qui paiera un droit d’entrée au salon (au parc d’exposition plus précisément). L’exposant est donc libre de refuser le traiteur officiel du salon professionnel.

Pour l’organisation d’animations culinaires, tout est envisageable : plancha, animation foie gras, animation café ou thé, ou encore distribution de hot dogs, de glace ou de bretzels… encore une fois, tout dépend du budget et des restrictions de votre stand !

Plus sage, mais tout aussi efficace : proposer des dégustations sur votre stand, avec des pièces cocktail chaudes ou froides, ou des bouchées sucrées, comme des mignardises ou des pâtisseries. Cela appâte les chalands, et les visiteurs s’arrêtent forcément sur le stand et sont plus à même d’écouter vos propositions.

Il est également possible de servir de l’alcool sur stand (bière, champagne), pensez simplement à la location de la vaisselle en amont avec votre traiteur.

Pour vos collaborateurs, pensez à leur restauration sur stand : buffets petit-déjeuners, café, thé, eau, plateaux repas, menu sandwichs express ou encas. Pour qu’ils soient à l’aise et plein d’énergie lors des longues journées en tant qu’exposants !

3) Les délais et informations techniques

La logistique est importante pour le stand : si vous passez par un standiste, il faudra bien lui communiquer les horaires de montage et démontage du stand en amont et en aval du salon professionnel. Il faut parfois des accès spécifiques aux parkings.

Aussi, les standistes auront besoin de certaines informations concernant le stand : tailles, emplacements des prises et murs mitoyens : toutes ces informations peuvent se trouver dans votre espace exposant.

4) Commander les supports de communication

Troisième conseil, commander des supports de communication à distribuer ! Ils sont primordiaux, mais attention à ne pas commander n’importe quoi.

• Les supports qui fonctionnent

Parmi les supports de communication indispensables :

• les cartes de visite. Même si les salons proposent de plus en plus des applications dédiées pour scanner les profils des visiteurs, la carte reste indispensable ! Pensez à imprimer des cartes pour vos collaborateurs et pour votre entreprise.
• le catalogue ou livret : format A4, A5, sur papier glaçé ou mat, le livret de présentation est lui aussi un must. Quelques pages suffisent pour en éditer un (pensez à le recevoir imprimé quelques jours avant le salon). En disposer sur une table haute ou à distribuer en se baladant sur les stands.
• des goodies. Ici, c’est l’imagination qui parle ! le marché des goodies à distribuer sur salon professionnel est en plein boom, avec beaucoup de propositions durables ou faites à partir de matières recyclées. Stylos, carnets, calendriers, limes à ongle… tout dépend de la période à laquelle vous exposez, et au public visé.
  Par exemple : pensez à des calendriers lors que votre salon professionnel a lieu entre décembre et janvier. Ou à des choses utiles pour la maison auxquelles personne ne pense – les goodies sont une bonne manière de se démarquer !
• les kakémono ou roll-ups : à dérouler, ces panneaux sont très utiles et très pratiques à transporter et monter. Utiles pour les salons professionnels, ils sont très utiles également pour tous les événements professionnels auxquels vous participerez. Selon nous le meilleur investissement à faire. Vous pouvez même en avoir plusieurs, avec des images différentes, sur un même stand, surtout si vous avez un petit budget. Les kakémonos, ou roll ups, habillent facilement et élégamment les stands des exposants.

 

• Qu’en est-il des flyers ?

Les flyers ont de moins en moins la côte et pour cause : de simples feuillets, qui s’oublient facilement au fond d’un sac et qui finissent très souvent à la poubelle, parfois quelques minutes après avoir été récupérés… Nous déconseillons les flyers, des outils de communication très court termes et pas très écologiques.

• Quelle quantité commander ?

La question est plutôt : cela va-t-il être utile à votre entreprise sur le long terme, ou est-ce une commande uniquement pour un salon en particulier ?
Les jours de passage sur salon professionnel sont moins denses les premier et dernier jours, et l’affluence dépend du salon en question (et aussi de la météo). Selon les supports, la quantité peut varier. Il est bon de commander davantage pour des outils qui vous serviront sur la durée comme des stylos ou des catalogues.

5) Préparer les équipes

Après avoir préparé votre stand, préparez vos équipes ! elles doivent tout savoir sur leur rôle et surtout les messages à délivrer : comment présenter les activités de votre entreprise ? quels stands aller aborder ? quels supports distribuer ?

N’hésitez pas à organiser un planning pour que vos équipes puissent tourner sur le stand, et avoir du temps pour travailler et prendre des appels si besoin.

Aussi pensez à organiser l’aménagement du stand avec vos équipes : qui apporte quoi ? et surtout, qui apporte le porte manteau ? élément indispensable mais souvent oublié par les exposants ?

A noter : sur l’espace exposant du salon professionnel, il faudra enregistrer le nom des collaborateurs présents sur stand, ne l’oubliez pas ! certains parcs d’exposition (notamment Paris Porte de Versailles ou Paris Nord Villepinte) sont très à cheval sur la sécurité et ne laisseront entrer les collaborateurs disposant d’un badge.

Conseils pendant le salon : à faire absolument

Le salon a débuté ! quels sont les bonnes pratiques ?

Tout d’abord, disposez vos éléments de communication de manière visible : goodies, catalogues sur une table haute ou basse, devant votre stand, en accès libre.

Eviter de rester trop assis : un exposant debout est plus accueillant et ne renvoie pas l’impression de s’ennuyer.

Ne pas hésiter à vous balader pour aller voir les autres exposants, dans ce cas n’oubliez pas d’avoir des cartes de visite et des catalogues avec vous pour les distribuer ! Nouer des liens avec les exposants est aussi primordial, puisque vous allez passer plusieurs jours ensemble !

Communiquer : sur les réseaux sociaux, notamment sur Linkedin, en partageant votre numéro de stand et en identifiant les comptes du salon, de l’agence organisatrice et des autres exposants et en utilisant le hashtag dédié au salon. Une manière de montrer votre engagement dans le secteur et que vous avez les moyens d’exposer !

Inviter vos clients à venir vous voir sur stand : prévoyez alors de quoi grignoter et boire et aussi un espace rendez-vous : une petite table et deux chaises feront l’affaire. Certains exposants organisent même des pots ou des soirées en fin de journée !

Après le salon, n’hésitez pas à remercier les équipes organisatrices et envoyer un mail de remerciement/reprise de contact aux personnes rencontrées. Sur les réseaux, une rétrospective de l’événement est généralement très utile, toujours pour marquer l’engagement d’une entreprise sur un secteur.

LINA&LOUIS : Traiteur sur stand lors des salons professionnels en Île de France

LINA&LOUIS propose de la restauration sur stand lors des salons professionnels en Île de France (Paris Porte de Versailles, Paris Nord Villepinte). Nous offrons une carte simple mais généreuse et locavore pour satisfaire vos collaborateurs mais aussi vos visiteurs, à des tarifs raisonnables. Plateaux repas, petit-déjeuners mais aussi animations culinaires – contactez nous pour en savoir plus !